Boekhoudkundige vragen m.b.t. trading cards webshop

[skiwi2]

Goedenavond,

 

Introductie

Ik loop eventjes al rond met het idee om een trading cards webshop te beginnen naast mijn full-time vaste baan.

Het gaat om trading cards zoals Magic the Gathering, Pokemon, Yu-gi-oh, etc.

Ik heb momenteel vooral een aantal vragen rondom de boekhouding, ik ben namelijk van plan om vaste pakketten te gaan gebruiken, ik zag dat e-boekhouder.nl een interessant pakket kan zijn en dan wil ik er een webshop aan koppelen welke er goed mee samen werkt.

 

Trading cards informatie

Ten eerste, voor diegenen die er niet zo bekend mee zijn, in de trading card wereld kent men doorgaans de volgende concepten.

Serie: Een bepaalde serie kaarten, doorgaans worden er 3-4 'belangrijke' series per jaar uitgebracht, en in mijn voorbeeld is een booster case, box, pack en kaart aan één serie gelinkt.

Booster case: Een doos waarin meestal 6 Booster boxes in zitten. Deze zijn doorgaans enkel bij een distributeur beschikbaar.

Booster box: Een doos waar bijvoorbeeld 36 Booster packs (ook wel pakjes genoemd) in zitten. Deze zijn voor gewone consumenten beschikbaar.

Booster pack: Een pakje waarin een vast aantal kaarten zitten per serie. Echter de kaarten zijn random, ik las dit later beter toelichten.

 

Mijn vragen gaan vooral rondom het inkoop/verkoop/voorraad proces.

Ik had gehoopt antwoorden op mijn vragen te vinden op het internet, maar die lijken er niet te zijn, of ik kijk op de verkeere plek.

 

Vraag 1

Ik kan bij de distributeur booster boxes kopen, deze kan ik als inkoop invoeren, vervolgens heb ik die boxes als voorraad en uiteindelijk voer ik ze als verkoop in.

Dit is allemaal rechttoe rechtaan en lijkt niets bijzonders te zijn.

Klopt dit?

 

Vraag 2

Ik kan de booster boxes openen en de losse booster packs welke eruit komen verkopen, hoe ga ik op dat moment om met mijn voorraad?

Ik heb een inkoop in mijn administratie staan van (bijvoorbeeld) 1x booster box voor een X bedrag. In deze booster box zitten 36 booster packs.

Moet ik op dat moment mijn voorraad handmatig muteren (er is immers geen inkoop of verkoop bij betrokken) en 1x booster box eruit halen en 36x booster packs toevoegen met een artikel waarde van X gedeeld door 36?

(Hetzelfde geldt overigens voor het geval dat ik booster cases van een distributeur koop en daar zes booster boxes uit haal.)

 

Vraag 3

Ik kan de booster packs openen en de random kaarten daaruit los verkopen. Dit is interessant omdat er in een booster pack kaarten zitten van verschillende zeldzaamheden, zo kunnen er bijvoorbeeld in een pack van 10 kaarten 6 'common' kaarten zitten, 3 'uncommon' en 1 'rare', met ieder andere waarden op bijvoorbeeld Marktplaats, etc. waar consumenten het verhandelen.

 

Een voorbeeld hiervan is dat een booster box een inkoopprijs van 100 euro euro kan hebben en een pack 2,78 euro (100 euro gedeeld door 36). De meeste commons en uncommons zullen een tweedehandse waarde van enkele centen hebben, maar in webshops kunnen ze voor 20-25 cent verkocht worden aangezien ze daar makkelijk gecombineerd kunnen worden, 1x verzending, etc. En in het rare slot kan vaak een kaart zitten van 50 cent waarde welke voor 1 euro verkocht kan worden, maar er is ook een kans dat er kaarten inzitten met tientallen euro's aan waarde.

 

Op het moment dat ik een booster pack open, dan kan ik niet meer meer met vaste waarden werken en heb ik ook in feite meer of minder voorraad-waarde afhankelijk van hoeveel geluk je hebt. Met de verkoopprijzen in mijn webshop zorg ik er uiteraard voor dat het gemiddeld genomen altijd positief uitkomt voor mij, maar dat is niet zo op een per booster pack basis.

Ik zie dat er meerdere manieren zijn om de voorraad te waarderen, de interessante mijns inziens zijn waardering tegen inkoopprijs en tegen actuele waarde. Ik denk dat ik hier weinig keus heb en het tegen actuele waarde zal moeten doen? Maar hoe ga ik dan om met het feit dat ik 'winst' of 'verlies' kan maken puur op het moment dat ik booster packs open?

 

En in het geval dat ik met de actuele waarde ga werken, hoe zorg ik er dan voor dat ik winst maak op een verkoop? Als ik ze namelijk waardoor op de bruto verkoopprijs dan zal ik ze daar namelijk ook voor verkopen en op de verkoop zelf geen winst maken. Moet ik ze dan waarderen tegen een zelf-besloten marktwaarde gebaseerd op de tweedehandse markt?

 

Ik hoop dat dit verhaal een beetje duidelijk is en de complexiteit van deze vraag aangeeft.

 

Vraag 4

In de trading cards wereld is het ook een optie om kaarten te laten keuren door derde partijen, deze geven dan hun oordeel over de conditie van de kaart in een cijfer liggend tussen 1 en 10 waar 1 een slechte conditie betreft en 10 de best mogelijke conditie, gekeurde kaarten worden ook meteen door de derde party geauthenticeerd zodat zeker is dat ze echt zijn. Het keuringsproces zal er ook in resulteren dat deze kaart in een hard plastic doosje is gestopt ter voorkoming van beschadigd.

 

In dit gedeelte van het proces zal ik een (waardevolle) kaart welke ik heb verkregen door ingekochte packs te openen gebruiken.

Deze kaart zal doorgaans naar Amerika gestuurd worden aangezien daar de keuringsbedrijven zitten, dit kost een X bedrag en bij terugkomst dient er import BTW afgedragen te worden.

In feite betaal ik hier simpelweg voor een service, de kaart die terugkomt is nog steeds dezelfde kaart, echter is die nu gekeurd en zit die in een plastic doosje met een cijfer erop.

Ook voor dit proces geldt eigenlijk hetzelfde. Mijn product krijgt meer waarde door de keuring, hoe ga ik daarmee om?

 

Conclusie

Ik denk eigenlijk dat hetgeen wat vooral vragen voor mij oproept is hoe ik om moet gaan met mutaties van mijn voorraad. Wat BTW betreft is het volgens mij allemaal niet zo spannend, ik heb inkopen en ik heb verkopen en wat dat betreft veranderd er niets. Echter voor een goede boekhouding is het van belang dat ik correct met mijn voorraad om ga.

Graag zou ik antwoorden op mijn vragen ontvangen en/of een beter idee krijgen hoe ik antwoorden op deze specifieke vragen kan krijgen.

12 januari 2020 aangepast door skiwi2

[Hans van den Bergh]

Welkom op HL

Dat zeker,  maar...

 

Je maakt het onnodig ingewikkeld met lappen tekst en je vraagt eigenlijk zo'n beetje om een basiscursus boekhouden. Als je echter aanschaf van e-boekhouden overweegt, die levert ook een gratis cursus en je kunt ook gratis zo'n pakket eerst uitproberen. 

[skiwi2]

  Op 12-1-2020 om 19:22, Hans van den Bergh zei:

Welkom op HL

Dat zeker,  maar...

 

Je maakt het onnodig ingewikkeld met lappen tekst en je vraagt eigenlijk zo'n beetje om een basiscursus boekhouden. Als je echter aanschaf van e-boekhouden overweegt, die levert ook een gratis cursus en je kunt ook gratis zo'n pakket eerst uitproberen. 

Uitklappen  

 

Dat weet ik niet zo zeer, ik heb al het een en ander opgezocht, en k heb er vertrouwen in dat een pakket zoals bijvoorbeeld e-boekhouden me ook een heel eind op weg helpt, al is het natuurlijk altijd de moeite waard om een cursus boekhouden te gaan doen, mijn laatste ervaring is al weer M&O op de middelbare school.

 

Echter vind ik het gedeelte over de voorraadwaardering lastig, er wordt namelijk overal (en ongetwijfeld ook in een cursus) gesproken over meerdere manier om voorraad te vermeerderen en te verminderen (inkoop, verkoop, etc.). Echter het stuk waarbij je zelf iets met de voorraad doet is bij alles wat ik tot nu toe heb gevonden buiten beeld gelaten. Het lijkt in de meeste pakketten geen vaste actie te zijn (voor zover ik kan vinden).

 

Het feit is echter wel dat de alles van booster case/box tot losse kaarten dezelfde inkoop betreft, alles in het bedrijf blijft en er van buitenaf niets wijzigt. Maar stel dat ik alles handmatig boek, en de belastingdienst de administratie nader gaat bekijken, zijn ze daar dan tevreden mee, of zullen ze een nadere uitleg willen hebben van hoe artikel X ineens artikel 1 t/m artikel 100 is geworden. (Bijvoorbeeld alle 36 booster packs uit een booster box welke naar single kaarten om zijn gezet, al dan niet met meerdere copies per kaart.)

[Roel J]

Het is echt een stuk minder spannend dan je denkt 

 

Het is een stuk minder complex als jij denkt als jij een blik erwtensoep (vergelijk baar met jou booster pack) haalt bij de supermarkt zat die ook in een doos met 12 blikken (vergelijkbaar Booster box) en die doos stond op een rolcontainer of een pallet met X dozen. (Booster case) kortom tot nu toe hebben we het over 1 artikelnummer met verschillende verpakkingseenheden.

Dat is iets om op te letten bij de keuze van je voorraadadministratiepakket dat je op 1 artikelnummer verschillende verpakkingseenheden op voorraad kan nemen. Zo blijft je voorraad overzichtelijke en weet je toch exact hoeveel packs je in huis hebt.

Je kunt aan een pack gewoon een vaste waarde (vaste verrekenprijs) hangen bijv de 2,78 die jij noemde in je uitleg. Elk pack neem je dan op voorraad tegen 2,78 per stuk. Het kan zijn dat je bij de inkoop van een case extra korting krijgt je betaald dan misschien 96 euro per box  * 6 = 576 euro en 216 packs = 2,66 per pack je zou dan een "boekwinstje" 24 euro kunnen nemen. Andersom zou je ook kunnen zeggen dat de prijs per pack van de cases de standaard prijs is dus 2,66 euro per pack. In dat geval is je voorraadwaarde per box 36 x 2,66 = 95,76 en als je dan een box inkoopt tegen 100 euro dan heb je 4,24 (her)waarderingsverlies.

 

Als je de packs gaat open maken kan het lastig worden. Maar het goede nieuws is dat hoeft niet. Je mag gewoon zeggen er zitten 10 kaarten in dus elke kaart is 2,66 /10 = 26,6 cent. uiteraard maak je voor elke unieke kaart een artikel als je gaat uitpakken dan haal je dus een pack uit voorraad en daarna boek je de losse kaarten in voor 26,6 cent elk.

Hoe je dat doet ligt een beetje aan je boekhoudpakket maar dit is geen probleem je voorraadwaarde blijft voor en na het uitpakken 2,66 voor 10 kaarten alleen staan ze nu op 10 verschillende artikelnummers.

Het maakt niks uit dat je common kaarten maar voor 25 cent kan verkopen en rare kaarten voor een paar euro. Je maakt dan dus verlies op de common kaarten die je verkoopt en je maakt winst op de rare kaarten, en dat is ook weergave van de realiteit.

Je bent niet verplicht bij het inboeken van de losse kaarten een andere (inkoop)waarde aan de meer waardevolle kaarten te hangen.

 

Het mag overigens wel, dat je een rare kaart de waarde geeft van 50cent en de common kaarten maar 25 of 20 cent maakt. Enige probleempje is dan dat je bij elk pack een verschil krijgt tussen de standaardwaarde van 2,66 en de optelsom van de combinatie. Zouden er 10 common kaarten in zitten a  20 cent dan maak je 66 waarderingsverlies maar als er 2 rare kaarten in zitten en 8 common dan maak je weer ca 1 euro waardingswinst. Dan krijg je als je 200 packs uitpakt toch wel veel boekverschillen

Ik zou dus geneigd zijn om ook per kaart gewoon een standaard inkoopprijs te gebruiken. Hierdoor krijg je niet allerlei kleine winstjes bij uitpakken van de kaarten. En realiseer je de winst of het verlies pas als de kaarten worden verkocht.

 

Alleen voor de kaarten die je ter certificering opstuurt daarvoor kun je wel een nieuwe inkoopprijs of beter kostprijs bepalen. Alle kosten die je maakt voor die ene unieke kaart kun je toerekenen aan zijn inkoopwaarde. Daarna is het aan jou om dat ding zo goed mogelijk te verkopen. En juist omdat je zoveel aandacht besteed aan die kaarten en ze uniek maakt met certificaat en beschermende verpakking creeer je eigenlijk een nieuw product. Net zoals een meubelmaker ook zijn materiaal en uren tot de kostprijs van zijn stoel die hij per serie maakt uitrekent en tegen die waarde op voorraad neemt.

 

Het is een heel verhaal, maar dit is echt vrij goed te doen, enige wat je moet doen is zorgen dat je een boekhoudpakket neemt die goed kan omgaan met deze voorraadmutaties, dat is immers je "core business"  elk boekhoudpakket kan verkoopfacturen maken en inkoopfacturen boeken en bankafschriften verwerken.

Maar lang niet alle zijn in staat goede voorraadadministratie te doen..  Dus ofwel jou boekhoudpakket moet dat goed kunnen of je moet een webshop pakket hebben die dit kan afhandelen

 

 

[skiwi2]

Roel JOké, bedankt voor de uitgebreide uitleg!

Ik heb inmiddels ook de cursus van e-boekhouden.nl doorgelezen, echter staat daar niet heel veel in over de voorraad.

 

Een ding wat wel meespeelt in mijn geval is dat ik een splitsing zal moeten maken tussen booster boxes verkopen, booster packs verkopen en losse kaarten verkopen. Daarom kan ik eigenlijk niet zonder (her)waarderingsverlies werken. Maar dit hoeft zoals ik begrepen heb geen probleem te zijn.

 

Verder lijkt het erop dat ik (redelijk) vrij ben om te doen wat ik wil qua voorraad en boekhouding? Ik kan er namelijk weinig regels over vinden en alles blijft in de zaak zitten, dus de voorraad veranderd feitelijk niet.

 

Verder nog wel een aantal vragen.

 

1. Hoe kan ik het beste de kaarten waarderen? Zo dicht mogelijk tegen de realiteit op de tweedehandse markt? Zo kan ik common kaarten als particulier bijvoorbeeld voor 5 cent verkopen. Ook zullen deze kaarten niet zo snel verkocht worden als de duurdere kaarten, waar iedereen immers naar op zoek is, dus vanuit dat standpunt lijkt het mij verstandig om de voorraad waarde zo laag mogelijk te houden en juist veel winst te pakken op het moment dat je er wel een verkoopt.

 

2. Hoeveel rekening moet ik houden met de boek-'winsten' welke ik pak bij het openen van de pakjes? Ik neig ernaar om ervoor te zorgen dat de voorraad waarde gemiddeld genomen gelijk blijft aan de pakjes waar ze in zaten. Dit zal in de werkelijkheid ervoor zorgen dat ik bijvoorbeeld een winstpercentage pak van 20% op de rares, welke mogelijk 80% van heel de waarde van een pack vertegenwoordigen (op de tweedehandse markt), en hogere winst (bv. van 5 cent waarde naar 20 cent verkoop) op de commons welke relatief minder verkocht zullen worden dan de rares.

 

3. Hoeveel zorgen moet ik me nu echt maken om de belastingdienst? Met een correcte boekhouding zal ik kunnen voldoen aan alle eisen die aan mijn boekhouding worden gesteld en zal ik het correcte BTW bedrag afdragen, wat kan er dan in mijn geval nog misgaan bij de boekingen bij het omzetten van cases naar booster boxes naar packs naar singles?

 

In ieder geval alvast heel erg bedankt voor de hulp!