Administratiesoftware die wel prettig werkt

[ronald_j]

Hallo Allemaal,

 

Inmiddels heb ik 2 verschillende softwarepakketten voor administratie / verkoop getest en beiden vond ik erg teleurstellend. Het is al zover dat ik bereid ben om pakket nummer 2 aan de kant te zetten en te zoeken naar iets beters.

 

In hoeverre is het mogelijk om op dit forum een discussie te hebben over wat je wel en niet bevalt aan de software die je gebruikt? Ik bedoel, als je er iets aan wilt hebben dan zullen er ook merknamen en prijzen genoemd gaan worden. Op die manier is (sluik)reclame een risico. Hoe gaan jullie hiermee om?

 

Ik zal nog wat meer contextinformatie geven.

Ik heb een eenmanszaak waarin ik elektronica ontwerp en verkoop. Het produceren beheer ik zelf. De software die in nodig heb moet kunnen omgaan met:

 

- gebruikelijke administratie: inkoopfacturen, btw, etc

- Verkoop: offertes, bestellingen, orderbevestigingen, pakbonnen, verkoopfacturen, deelleveringen etc

- Internationaal: In- en verkoop buiten nederland en buiten Europa. Dit ivm ICP aangifte, maar ook bijv. pakbonnen en offertes in engels

- Voorraadbeheer: Artikel database met prijzen

- Zaken die bepaalde pakketten bijzonder vinden: prijsafspraken, kortingen, staffelkortingen, waarbij het belangrijk is dat er nooit een staffelkorting zo met een prijsafspraak gecombineerd wordt dat de marge te laag wordt.

 

Mij lijken dit allemaal standaardzaken, maar ik merk dat fabrikanten dit anders zien. Problemen waar ik steeds tegenaan loop:

 

- Het is niet mogelijk een crediteur standaard aan een grootboekrekening te koppelen

- Er is geen voorziening om in-/verkoop buiten nederland of europa netjes in de boekhouding te verwerken. Je moet dan bijvoorbeeld aparte grootboekrekeningen voor inkoop/omzet Europa en buiten-europa maken. Bij het inboeken van een bestelling aan een EU lid moet je dit handmatig aanpassen

- De opmaak van offertes/orderbevestigingen/pakbonnen/facturen is tenenkrommend slecht. Er missen belangrijke gegevens, het is onoverzichtelijk, niet aan te passen en niet mogelijk om een bedrijfslogo toe te voegen.

- Bovenstaande documenten kunnen niet in verschillende talen gemaakt worden.

- Het zoeken in grootboekrekeningen, in- en verkoopfacturen en artikelen werkt slecht.

- Het is niet mogelijk om uit te draaien welke facturen op datum x openstonden

- Automatisch matchen van banktransacties aan inkoopfacturen werkt niet of slecht.

- Bij importeren van banktransacties naar het bankdagboek is er geen harde koppeling tussen de transacties en wat er uiteindelijk in het dagboek komt. Je kunt bijvoorbeeld een transactie aan een factuur met een compleet ander bedrag koppelen. Zonder enige waarschuwing klopt je boekhouding niet meer en het is erg lastig om later te achterhalen wat er mis ging.

- Verkoopfacturen worden niet automatisch doorgeboekt naar omzetrekeningen.

 

Ik zou heel graag horen van jullie wat jullie gebruiken, en wat je er wel en niet aan bevalt, zodat ik een gefundeerde keuze kan maken voor een nieuw pakket.

[Norbert Bakker]

  Quote

In hoeverre is het mogelijk om op dit forum een discussie te hebben over wat je wel en niet bevalt aan de software die je gebruikt?

Er zijn al 357 bestaande topics / discussies over dit onderwerp. Dus ja, dat is mogelijk

 

 

  Quote

Ik bedoel, als je er iets aan wilt hebben dan zullen er ook merknamen en prijzen genoemd gaan worden. Op die manier is (sluik)reclame een risico. Hoe gaan jullie hiermee om?

Met actieve moderatie.

[Hermes Ratgers]

Elk pakket heeft iets wat je wel of niet bevalt. Of zaken die je verwacht, maar wat in de praktijk een beetje achterblijft.

 

Ik zelf werk veel met Kleisteen, waarvan de duurste versie kan wat je verwacht. Voor het geval je deze al getest hebt en niet bevalt, hoor ik graag waarom niet aangezien ik merk dat het uittesten zonder aanvullende hulp best lastig is (zelf ook ondervonden).

[Joost Rietveld]

@Ronald

 

Wellicht kun je eerst vertellen over welke pakketten je niet tevreden bent.

 

groet

Joost

[electra]

Ik heb ooit gewerkt met Exact. Erg duur en voor elke functie die ik nodig had, moest ik weer een extra dure module bijkopen. Nieuwe computer met bedrijfssysteem betekende weer een nieuwe dure update van het boekhoudprogramma. Ik werk daar dus al lange tijd niet meer mee.

 

Ik heb een gratis download gebruikt van Wordperfect's Planperfect.

Maar het was erg amerikaans, niet toegespitst op de uitgebreide verplichtingen die een Nederlandse ondernemer heeft.

Op een moderne computer kun je dat niet meer gebruiken.

 

Bij het testen van evaluatieversies van boekhoudprogramma's kwam ik Davilex tegen. Ze verlootten onder de testers een boekhoudprogramma Account. Er zit een aantal voorbeeld bedrijven in, waarvan je de schema's kunt gebruiken. Je kunt het redelijk aanpassen aan de werkelijkheid van je bedrijfsvoering, maar bestanden uitwisselen met andere software is niet betrouwbaar. Je moet dus je bankoverzichten allemaal nog eens intikken. Je kunt meerdere BTW tarieven ahnteren en als midden in een lopend boekjaar de overheid ineens besluit het tarief te verhogen, kun je een extra BTW tarief invoeren. Zelf moet je er aan denken om voor boekingen na 1 oktober het nieuwe tarief te gebruiken. Factureringsmogelijkheden zijn te beperkt. Het werkt niet op elke computer en bij elke Windows update maakt Microsoft het kapot. Dan moet je het opnieuw installeren en heb je kans dat de gegevens ook niet meer leesbaar blijken.

 

Als je een jaar hebt afgesloten kun je niet meer alles uitprinten. Als je een jaar niet hebt afgesloten kun je het nieuwe jaar niet beginnen te boeken. Raakt je printer leeg midden in het printen van een overzicht, dan kun je na vullen weer helemaal opnieuw beginnen, want een deel uitprinten gaat niet. Raakt je printer tijdens het afprinten van de boekhouding kapot, dan kun je dus voorlopig niet verder met je administratie en moet ook het nieuwe boekjaar wachten totdat de printer is gerepareerd of vervangen.

 

 

 

[Marcel Spruit R.I.P.]

  Op 16-8-2013 om 10:07, electra zei:

Als je een jaar hebt afgesloten kun je niet meer alles uitprinten. Als je een jaar niet hebt afgesloten kun je het nieuwe jaar niet beginnen te boeken. Raakt je printer leeg midden in het printen van een overzicht, dan kun je na vullen weer helemaal opnieuw beginnen, want een deel uitprinten gaat niet. Raakt je printer tijdens het afprinten van de boekhouding kapot, dan kun je dus voorlopig niet verder met je administratie en moet ook het nieuwe boekjaar wachten totdat de printer is gerepareerd of vervangen.

Daarom print/exporteer ik grote dingen altijd eerst naar een pdf-bestand, dan kun je het printen veel beter controleren (enkelzijdig, dubbelzijdig, meerdere pagina's op een A4, alleen paginanummers die een priemgetal zijn) en je hebt ook nog een digitale versie om Control-F op los te laten. Google op 'pdf printer' en dát probleem is in elk geval opgelost.

 

Verder zou je kunnen overwegen om met dit eisenlijstje naar verschillende leveranciers te gaan. ALs de persoon aan de andere kant van de lijn niet weet waar je het over hebt, heb je de verkeerde persoon of het verkeerde bedrijf te pakken. Volgens mij zijn er wel leveranciers op de markt die graag een tevreden klant erbij hebben.

 

Ik vind dat je best veel wil, en ik vind het erg knap dat je je wensen voor een administratiepakket zo goed kunt opsommen. Vaak ontstaat frustratie doordat mensen niet eerst bedenken wat ze nu willen van zo'n pakket.

Ik krijg ook de indruk dat je vind dat een leverancier dit bijna-gratis moet kunnen leveren. Ik vrees dat je dan nog wel een tijdje ontevreden blijft.

 

[electra]

  Op 16-8-2013 om 19:11, Marcel S zei:

Daarom print/exporteer ik grote dingen altijd eerst naar een pdf-bestand, dan kun je het printen veel beter controleren (enkelzijdig, dubbelzijdig, meerdere pagina's op een A4, alleen paginanummers die een priemgetal zijn) en je hebt ook nog een digitale versie om Control-F op los te laten. Google op 'pdf printer' en dát probleem is in elk geval opgelost.

 

Goeie tip! Bedankt.

 

Het meest flexibel is een boekhouding in een spreadsheet. Je kunt makkelijk aanpassingen maken en omdat je er toch al je gegevens in gaat zetten voor de boekhouding, kun je daar ook nog eens een extra berekening op loslaten. Ook kun je gegevens transporteren naar je tekstverwerker. Omdat de meeste ondernemers wel 1 of ander spreadsheet zullen gebruiken, zodat er geen nieuwe software aangeschaft hoeft te worden, is dt ook het goedkoopste.

 

Zelf hou ik wel van alles bij in zo'n rekenblad, maar een komplete boekhouding heb ik daarin niet opgezet. Als ik het zelf doe, zou ik wel eens een onlogisch samenspel van rekeningen kunnen creëren. Het beste zou je op basis een bestaand rekeningenschema voor een boekhouding in jouw spreadsheet programma je eigen administratie kunnen opzetten.

Misschien is zoiets nog steeds ergens te downloaden voor weining of niks.

 

Misschien weet Karen zoiets te vinden?

  Op 10-8-2013 om 13:12, Karen zei:

Karen (die na 21 jaar ondernemen nog steeds een fan is van boekhouden in Excel)

 

 

[Bammer]

Qua boekhouden ben ik erg tevreden met eboekhouden.nl, lekker simpel in gebruik, en spreekt vooral in termen van geld ontvangen en uitgegeven, iets wat elke ondernemer wél begrijpt.

 

Ook ik heb een flinke zoektocht achter de rug naar een goed bruikbaar programma, waar zelf boekhouden ook goed te doen is. Je kunt het gratis proberen, dat kan nooit kwaad :)

[Karen]

  Op 17-8-2013 om 18:55, electra zei:

 

Misschien weet Karen zoiets te vinden?

  Op 10-8-2013 om 13:12, Karen zei:

Karen (die na 21 jaar ondernemen nog steeds een fan is van boekhouden in Excel)

 

 

 

Ehm, vrees dat dat niet aan te raden is.

Mijn excelboekhoudingen zijn super simpel (per bedrijf past elk kwartaal op twee A4-tjes, en er komt een automatische W&V uit die aansluit bij de belastingaangifte waar vanzelf een balans uitrolt). Maar omdat ik er al zo lang mee werk heb ik nergens de automatische berekeningen vastgezet. Dus ik vrees dat als iemand anders ermee aan de slag gaat en iets verkeerd doet er wel eens fouten in kunnen komen. En ik heb geen tijd over of belang om die basis zo te maken dat anderen ermee aan de slag kunnen en er een beschrijving bij te maken dat dat zonder fouten gebeurt.

 

Wat mij betreft is de keuze voor de ene of de andere methode van boekhouden erg afhankelijk van het type bedrijf dat je hebt en het aantal boekingen per week, maand of jaar. Ik heb bijvoorbeeld per kwartaal niet meer dan 20-25 boekingen per kant (omzetkant en kostenkant). Als je bijvoorbeeld een webwinkel hebt en/of veel producten verkoopt voor lage bedragen heb je veel meer boekingen. Daarnaast is relevant of je met voorraden van veel verschillende producten zit, met halffabrikaten, regelmatig retouren en/of creditfacturen moet maken, veel investeringen/afschrijvingen hebt of bijvoorbeeld met veel overlopende kosten aan het eind van het kalenderjaar zit.

 

@Ronald,

Wellicht dat jij (of andere mensen die dit draadje lezen omdat ze op zoek zijn naar een boekhoudmethode die bij hun bedrijf past) hier even wilt melden hoeveel en wat voor soort boekingen je per jaar doet. Dat vergroot vast de kans dat je hier een advies krijgt dat goed bij jouw persoonlijke ondernemerschap past.

 

Tot zover mijn twee centen

 

[Karen]

Zie net pas dat electra vroeg of ik wist waar je zoiets kunt vinden ipv of ik de mijne wilde delen. :-\

 

Nee, geen idee waar je dat online kunt vinden. Heb de mijne ooit gewoon zelf gemaakt. Zonder rekeningschema met grootboeknummers, want er staat nergens dat dat verplicht is. Zo'n rekeningschema stamt uit de tijd van de papieren doorschrijfboekhoudingen omdat er toen geen plek was om omzet- en kostenposten met hun naam boven de kolommen te zetten. Op mijn computerscherm past dat prima. ;D

 

[ronald_j]

Ik dacht dat niemand reageerde, maar toen ik nog eens ging kijken blijkt dat mijn e-mail niet klopte.

Bedankt voor jullie bijdragen.

 

@HeRaFin: Nee Kleisteen heb ik nog niet geprobeerd. Ik zal eens gaan kijken.

 

@Joost Rietveld:

Ik heb gewerkt met Mamut en Informer. Kennissen hebben gewerkt met Exact Online.

Wat er wel/niet bevalt is een lange lijst. Vandaag ben ik daar te druk voor. Ik heb er in de loop van de week op terug te kunnen komen.

 

@marcel S

  Quote

Verder zou je kunnen overwegen om met dit eisenlijstje naar verschillende leveranciers te gaan. ALs de persoon aan de andere kant van de lijn niet weet waar je het over hebt, heb je de verkeerde persoon of het verkeerde bedrijf te pakken. Volgens mij zijn er wel leveranciers op de markt die graag een tevreden klant erbij hebben.

Ik zou inderdaad eens rond kunnen vragen, maar het begint er al bij dat ik niet zo goed weet welke pakketten enigszins in de buurt komen van mijn bedrijfsgrootte, marktsegment ed. Spreadsheet is te simpel, en SAP is te groot. Dat weet ik wel.

Een belangrijke klacht over Informer is dat ze niet echt op zoek lijken te zijn naar een tevreden klant erbij. De meeste vragen werden beantwoord met een "waarom zou je dat willen?" of "het werkt prima zoals het nu is".

 

  Quote

Ik vind dat je best veel wil, en ik vind het erg knap dat je je wensen voor een administratiepakket zo goed kunt opsommen. Vaak ontstaat frustratie doordat mensen niet eerst bedenken wat ze nu willen van zo'n pakket.

Ik krijg ook de indruk dat je vind dat een leverancier dit bijna-gratis moet kunnen leveren. Ik vrees dat je dan nog wel een tijdje ontevreden blijft.

 

Tja, door ervaring wijs geworden he? :-) Maar inderdaad heb ik niet vooraf dit soort lijstjes gegeven, omdat ik van drie kwart van mijn eisen niet had verwacht dat het mogelijk is dat het er niet in zit. Je komt er gewoon niet op om erom te vragen.

Wat vind je dan "luxe eisen"?

 

Wat noem je "bijna gratis"? Ik wil best een paar duizend euro betalen. Waar ik wel tegenop zie zijn hele kostbare onderhoudscontracten. Liever eenmalig 3000 euro dan rond 700 euro elk jaar. 200-300 euro per jaar vind ik nog wel aanvaardbaar voor support ed. Echter wordt dan wel het risico groter dat ik een grote schadepost heb als ik een kat in de zat koop.

 

[POEN_Advies]

Beste Ronald,

 

Ik kan je Twinfield adviseren. Het is niet de goedkoopste tool, maar werkt erg goed. Het is net als Exact, waarbij je software van specialisten kunt koppelen. Het grootste verschil zit hem het gemak van het uploaden van allerlei documenten. Twinfield is daar zeer makkelijk en bijna alles is mogelijk.

Ik heb geen idee wat je omzet is, maar let op dat je niet bezuinigt op een goed systeem. Wees wel kritisch want als je er voor betaald moet het wel werken.

 

Asl boekhouder heb ik nog 1 opmerking over het boeken van crediteuren. Waarom zou je crediteuren op verschillende grootboekrekeningen boeken. Je specifcicatie zit al in je subadministratie.

 

Als je hulp nodig hebt met betrekking tot adminstratieve issues, neem dan gerust contact met mij op.

 

Met vriendelijke groet,

Benoit Degen

 

[mod edit: link naar website verwijderd - voor dergelijke links is de handtekening bedoeld]

[VES]

heb je uberhaubt naar SnelStart gekeken.

 

Alles wat je beschrijft kan het pakket

 

gebruikelijke administratie: inkoopfacturen, btw, etc

- Verkoop: offertes, bestellingen, orderbevestigingen, pakbonnen, verkoopfacturen, deelleveringen etc

- Internationaal: In- en verkoop buiten nederland en buiten Europa. Dit ivm ICP aangifte, maar ook bijv. pakbonnen en offertes in engels

- Voorraadbeheer: Artikel database met prijzen

- Zaken die bepaalde pakketten bijzonder vinden: prijsafspraken, kortingen, staffelkortingen, waarbij het belangrijk is dat er nooit een staffelkorting zo met een prijsafspraak gecombineerd wordt dat de marge te laag wordt.

[ronald_j]

  Op 4-9-2013 om 13:39, POEN_Advies zei:

Beste Ronald,

 

Ik kan je Twinfield adviseren. Het is niet de goedkoopste tool, maar werkt erg goed. Het is net als Exact, waarbij je software van specialisten kunt koppelen. Het grootste verschil zit hem het gemak van het uploaden van allerlei documenten. Twinfield is daar

 

Twinfield heb ik inderdaad nog niet getest. Ik zal ze eens de lijst met vereiste opties sturen en kijken of ze een versie hebben waar die in zitten.

Je zegt uploaden. Betekent dat dat Twinfield ook een online pakket is? Is het überhaupt nog mogelijk om iets te hebben wat niet cloudgebaseerd is? Afgezien van het feit dat ik baas over eigen data wil zijn vind ik het heel vervelend van internetgebaseerde pakketten dat je bij x minuten inactiviteit automatisch uitgelogd wordt. De telefoon gaat, en als je ophangt is de helft van je werk weg. Daar wordt men niet vrolijk van.

 

 

  Op 4-9-2013 om 13:39, POEN_Advies zei:

Asl boekhouder heb ik nog 1 opmerking over het boeken van crediteuren. Waarom zou je crediteuren op verschillende grootboekrekeningen boeken. Je specifcicatie zit al in je subadministratie.

Ik begrijp de vraag niet helemaal. Soms vind ik het jargon moeilijk. Ik bedoel dat elke leverancier meestal 1 product levert. Bijvoorbeeld: componentenwinkel --> 7000 inkoop materiaal. Telefoonaanbieder --> 4100 telefoon/fax.

Wat ik wil is deze rekeningnummers eenmaling aan de crediteur koppelen. Dit wil ik niet elke keer doen als ik een factuur invoer.

 

is dat een antwoord op je vraag?

 

Ook vind ik het onhandig om apart te moete rubriceren voor binnen nederland, EU en buiten EU. bijvoorbeeld: inkoop materialen:

rekening 7000: Inkoop materialen NL

rekening 7100: Inkoop materialen EU

rekening 7200: Inkoop materialen buiten EU

 

Maar wat nu als ik gereedschap moet inkopen uit een EU land? Ik heb gereedschap op 4420: onderhoud/gereedschap. Daarvoor heb ik geen versie voor EU/buiten EU. Ik kan dat dus niet in de ICP aangifte opnemen.

 

 

 

[ronald_j]

  Op 4-9-2013 om 13:48, VES zei:

heb je uberhaubt naar SnelStart gekeken.

 

Alles wat je beschrijft kan het pakket

 

gebruikelijke administratie: inkoopfacturen, btw, etc

- Verkoop: offertes, bestellingen, orderbevestigingen, pakbonnen, verkoopfacturen, deelleveringen etc

- Internationaal: In- en verkoop buiten nederland en buiten Europa. Dit ivm ICP aangifte, maar ook bijv. pakbonnen en offertes in engels

- Voorraadbeheer: Artikel database met prijzen

- Zaken die bepaalde pakketten bijzonder vinden: prijsafspraken, kortingen, staffelkortingen, waarbij het belangrijk is dat er nooit een staffelkorting zo met een prijsafspraak gecombineerd wordt dat de marge te laag wordt.

 

Dit klinkt erg goed! Ik zal ook dit pakket eens uitgebreid gaan bekijken.

 

Bedankt!

[POEN_Advies]

 

  Quote

Je zegt uploaden. Betekent dat dat Twinfield ook een online pakket is? Is het überhaupt nog mogelijk om iets te hebben wat niet cloudgebaseerd is? Afgezien van het feit dat ik baas over eigen data wil zijn vind ik het heel vervelend van internetgebaseerde pakketten dat je bij x minuten inactiviteit automatisch uitgelogd wordt. De telefoon gaat, en als je ophangt is de helft van je werk weg. Daar wordt men niet vrolijk van.

 

Klopt, Twinfield is een online pakket. Ik begrijp je achterdocht, maar er zijn zoveel regels waaraan ze zich moeten houden dat het in zeer grote mate veilig is. De snelheid van het automatisch uitloggen is goed. Ik heb er geen last van.

 

  Quote

Ik begrijp de vraag niet helemaal. Soms vind ik het jargon moeilijk. Ik bedoel dat elke leverancier meestal 1 product levert. Bijvoorbeeld: componentenwinkel --> 7000 inkoop materiaal. Telefoonaanbieder --> 4100 telefoon/fax.

Wat ik wil is deze rekeningnummers eenmaling aan de crediteur koppelen. Dit wil ik niet elke keer doen als ik een factuur invoer.

Ik begrijp het. Dit moet elk pakket kunnen. Als het niet kan dan zou ik het pakket inderdaad direct afschieten.

 

  Quote

Ook vind ik het onhandig om apart te moete rubriceren voor binnen nederland, EU en buiten EU. bijvoorbeeld: inkoop materialen:

rekening 7000: Inkoop materialen NL

rekening 7100: Inkoop materialen EU

rekening 7200: Inkoop materialen buiten EU

 

Maar wat nu als ik gereedschap moet inkopen uit een EU land? Ik heb gereedschap op 4420: onderhoud/gereedschap. Daarvoor heb ik geen versie voor EU/buiten EU. Ik kan dat dus niet in de ICP aangifte opnemen.

 

Nu wordt het wat technischer, maar de oplossing voor dit zit hem in het gebruik van BTW codes. Ook hier verwacht ik dat elk pakket dit makkelijk kan oplossen. De BTW codes zijn zeer belangrijk voor het opmaken van de aangifte BTW. Ik neem aan dat elk pakket op deze maniet zijn BTW verwerkt, zo niet dan is het niet wat je wilt. Exact en Twinfield kunnen dit zeker.

 

Succes met je zoektocht!

 

 

[electra]

Online software vind ik zelf heel onprettig in gebruik. Mijn slechte internet verbinding (UPC) is waarschijnlijk oorzaak van fouten en niet opgeslagen bestanden. In een boekhouding is het een ramp als je steeds een paar boekingen kwijt bent.

 

Maar zelfs als je een betere verbinding hebt, vind ik het nooit aan te raden om je administratie online te doen. Je hebt alles extern staan en je kunt niet voorspellen hoe zeker dat is. Voorschriften en verplichtingen geven geen zekerheid. Een bedrijf kan failliet gaan of overgenomen worden of ineens een heel ander verdien model bedenken, waar jij helemaal niet in mee wil gaan. Maar je gegevens en je software staan extern opgeslagen. Je kunt dus niet makkelijk weg bij zo'n bedrijf met online software. Heel aantrekkelijk voor het software bedrijf, heel onaantrekkelijk voor jou als klant.

 

Ovestappen van het ene administratiiepakket naar het andere is al lastig genoeg, als je de software op CD hebt en de gegevens op schijf in je eigen computer met een extra backup. Online boekhouden zou ik zeker niet overwegen.

 

Wat mij de meeste tijd en ergenis kost, waar het administratie betreft, is het steeds maar weer intikken van gegevens die je al in andere vorm hebt. En daaraan gekoppeld het zoeken van tikfouten. Automatisch inlezen van gegevens uit andere bron levert dus een enorme tijdbesparing op.

 

Tweede pijnpunt is het verschil in terminologie tussen het administratiepakket en het aangifte formulier van de belastingdienst. Dat de belastingdienst elk jaar weer een ander formulier gebruikt maakt het niet makkelijker. Ook zijn de posten in het belastingformulier altijd weer anders gegroepeerd dan in het administratie programma. Dat is elk jaar weer een heel gepuzzel. Automatische afstemming van het boekhoudprogramma op de aangifte zou dat veel makkelijker maken. Maar dan moet je dus steeds weer je software updates halen en waarschijnlijk bij betalen.

 

Ik stoor me behoorlijk aan zo'n tarief verandering in een lopend jaar, zoals vorig jaar de BTW verhoging. Dat heeft ook weer voor de nodige aanpassingsproblemen gezorgd. Maar dat is politiek. De belastingdienst en de software producenten kunnen daar niets aan verhelpen. Ik denk niet dat er 1 pakket te koop is, dat dit automatisch had kunnen ondervangen. Wel moet het in de administratie mogelijk zijn, om meerdere BTW tarieven in een zelfde jaar te hanteren en steeds nieuwe tarieven bij te maken. Dat kan niet in elk pakket.

 

Een pakket dat automatisch je belastingaangifte opstelt, aan de hand van de gegevens, zou mooi zijn. Maar hoe onbetrouwbaarder de overheid wordt, hoe onzekerder het is dat administratiesoftware een juiste aangifte opstelt.

 

Je moet ook nog denken aan de veranderde bankrekeningnummers. Een pakket dat automatisch foute rekeningnummers weigert, kan ofwel de IBAN nummers uitsluiten, ofwel de oude rekeningnummers niet accepteren. Voorlopig zul je nog met beide nummers tegelijkertijd moeten kunnen werken.

 

Zelf ben ik ook nog op zoek naar een opvolger van mijn huidige pakket en ik heb de oplossing nog niet gevonden.

 

 

 

 

[Marcel Spruit R.I.P.]

  Op 26-8-2013 om 14:56, ronald_j zei:

Tja, door ervaring wijs geworden he? :-) Maar inderdaad heb ik niet vooraf dit soort lijstjes gegeven, omdat ik van drie kwart van mijn eisen niet had verwacht dat het mogelijk is dat het er niet in zit. Je komt er gewoon niet op om erom te vragen.

Wat vind je dan "luxe eisen"?

 

Wat noem je "bijna gratis"? Ik wil best een paar duizend euro betalen. Waar ik wel tegenop zie zijn hele kostbare onderhoudscontracten. Liever eenmalig 3000 euro dan rond 700 euro elk jaar. 200-300 euro per jaar vind ik nog wel aanvaardbaar voor support ed. Echter wordt dan wel het risico groter dat ik een grote schadepost heb als ik een kat in de zat koop.

 

Als ik je lijst uit de openingspost bekijk, wil je een pakket dat én je financiele administratie vormt, en je voorraad- en offerte-opdracht-factuur-administratie. Daarnaast wil je dat het pakket bepaalde zaken automatisch in diverse talen kan afleveren op ge-customizede formulieren en je wil dat het programma voor jou hogere wiskunde bedrijf waar het staffelkortingen en prijsafspraken betreft.

 

Tegelijkertijd wil je daar max 3000 aanschaf en 300 aan jaarlijkse support voor betalen.

 

 

Ik heb lang met CASH gewerkt, de interface (GUI) ziet eruit alsof DOS een heel geavanceerd besturingssysteem is, maar het werkte voor mij naar tevredenheid, maar als je al deze dingen wil, als het al mogelijk is, zul je bij CASH vermoedelijk duurder uit zijn dan die 3.000. Daarnaast rekenen zij 16% van de aanschaf als jaarlijkse fee. Tel uit je winst.

 

Software waar je echt heel veel mee kan inregelen is de software van AFAS. Mijn ervaring is dat dat je dat helemaal naar eigen wens kan aanpassen, als je een goeroe bent op het gebied van databases en je hebt werkelijk geen flikker te doen. Als dat niet zo is, zul je daar iemand (van AFAS) voor in moeten huren, en dat kost klauwen met geld (daarom moet je gewoon heel goed nadenken over wat je gaat aanschaffen en wat de kosten zijn om het gebruiksklaar te krijgen. Ik zeg niet dat AFAS te duur is, maar mensen verkijken zich op de inrichtingskosten). Voor hele grote organisaties (scholen, ziekenhuizen, woningcorporaties, groothandels) is AFAS dan best tof, maar die hebben dan ook vaak een 'applicatiebeheerder' die betaald krijgt om de software overeind te houden.

 

 

Ik lees dat je er ook van baalt dat software "geen harde koppeling tussen de transacties en wat er uiteindelijk in het dagboek komt" heeft. Hier sta ik wel even van te kijken. Stel dat je een klant twee facturen hebt gestuurd en hij betaalt ze met één bedrag, dan moet je dat bedrag wel splitsen in je boekhouding. Als je dat niet doet, blijven de twee facturen als 'onbetaald' in het pakket staan, terwijl er ook een 'ongekoppelde' betaling op die debiteur hangt. Als je niet uitkijkt, ga je dan aanmaningen versturen naar debiteuren die per saldo 0,00 verschuldigd zijn.

 

 

Ik ben zelf nogal een fan van Excel, dus ook van boekhouden in Excel, maar mijn ervaring is ook dat een excel-bestand best traag wordt als er al te veel gegevens in gaan met zware formules. En wat jij allemaal wil, vereist best een hoop programmeer- en rekenwerk.

 

Heb je al eens bij collega's nagevraagd wat zij gebruiken?

 

[markusje]

  Quote

Als ik je lijst uit de openingspost bekijk, wil je een pakket dat én je financiele administratie vormt, en je voorraad- en offerte-opdracht-factuur-administratie. Daarnaast wil je dat het pakket bepaalde zaken automatisch in diverse talen kan afleveren op ge-customizede formulieren en je wil dat het programma voor jou hogere wiskunde bedrijf waar het staffelkortingen en prijsafspraken betreft.

 

Tegelijkertijd wil je daar max 3000 aanschaf en 300 aan jaarlijkse support voor betalen.

 

Dat is zeker mogelijk en nog veel meer ;)

[ronald_j]

Eerder deze week had ik een kennismakingsgesprek met Snelstart. Daar had ik wel een goede indruk over. Ik krijg een testlicentie voor 3 maanden. Daarmee ga ik een schaduwboekhouding draaien. Eens kijken hoe alles werkt.

 

De prijs is vergelijkbaar met die van Exact online. Iets lager. Wel meer dan ik nu betaal aan jaarlijks onderhoud. Maar het klopt wat men zegt: "If you pay peanuts, all you get is a monkey".

 

Wat me beviel is dat op verreweg de meeste van de kritische vragen verbaasd gereageerd werd. "natuurlijk zit dat erin!".

Ook fijn: ik kan overal werken met de database op mijn eigen server. En dat zonder web-interface.

 

Ongetwijfeld zijn er ook schaduwzijden. Daar zal ik de komende maanden achter komen.

[ronald_j]

Zo, precies een jaar later. Tijd om de balans op te maken.

Na een korte zoektocht ben ik Snelstart en Exact Online gaan proberen, bij deze wil ik graag mijn ervaringen delen.

Ik heb geprobeerd om zo objectief mogelijk weer te geven wat de ervaringen zijn.

 

Ik heb uiteindelijk gekozen voor de meest complete versie van Snelstart: InControle.

Dit is de enige versie die alles kan wat ik nodig heb. Ik vind de kosten wel hoog, maar aan de andere kant kost de goedkoopste variant van Exact Online die aan mijn eisen voldoet het dubbele. En Snelstart levert wel een heel compleet product voor dat geld.

Exact heb ik twee dagen bekeken. Toen duidelijk werd dat wat ik nodig had zo kostbaar was ben ik gestopt het te evauleren. Een vergelijk tussen Exact en Snelstart kan ik dus niet maken. Vanaf hier bespreek ik dus Snelstart versie 11.24.

 

Het is eigenlijk een greep uit mijn ervaringen. Ik denk dat ik er zo 10 pagina's mee kan vullen, maar het ontbreekt me aan tijd en ruimte, dus houd ik het (reltief) kort.

 

Het pakket heeft wel zijn eigenaardigheden, maar aan de meeste valt goed te wennen. In elk geval zie ik dat Snelstart zijn software en klanten heel serieus neemt. De wachttijden bij de helpdesk zijn vaak lang (minpuntje), maar dat komt dan ook doordat men echt de tijd neemt om je probleem op te lossen (groot pluspunt). Er zijn nooit geïrriteerde of afwijzende reacties op een vraag.

 

Wat ik enorm waardeer aan Snelstart is dat de hele filosofie van het pakket is dat alles zo vriendelijk mogelijk werkt voor iemand waarvoor administratie een (weliswaar essentiële, maar toch) bijzaak is. Ook zie nu het instellen en leren grotendeels voorbij is dat het hele proces me wezenlijk minder tijd kost. Ik kan alle documenten (orderbevestiging, pakbon, factuur ed) in elke gewenste taal en opmaak uitvoeren. Betalingen kunnen automatisch gedaan worden aan de hand van een analyse van de

ingevoerde facturen en hun vervaldatum. Ook banktransacties worden makkelijk ingelezen en gekoppeld aan in-/verkoopfacturen die al in het systeem zitten.

 

Ik fabriceer zelf producten. Het komt vaak voor dat een bestelling in delen uitgeleverd wordt. Het maken van deelleveringen en de bijbehorende pakbonnen en facturen gaat makkelijk en op een logische en handige manier.

 

Alles (bestellingen, facturen, banktransacties etc.) wordt weergegeven in een struktuur met takken. Er is een sortering op datum, en er zijn uitgebreide zoekmogelijkheden om een boeking terug te vinden.

 

Wel vraagt Snelstart om een krachtige computer. Mijn administratiecomputer is een simpele Atom 1.6 dual core (energiezuinig). Hierop werkt Snelstart ronduit traag. Na het aanklikken van een optie kan het 2 tot 5 seconden duren voordat het daarop volgende scherm geopend is. Dat werkt me vaak op de zenuwen.

Ik heb begrepen dat de nieuwe versie met een ander type database komt en dat het sneller zal werken. Ik hoop dat het hieraan ligt en dat het dan beter werkt. Overigens lijkt het gebruikelijk te zijn dat dit soort pakketten loodzwaar en traag zijn. Met bijvoorbeeld Mamut heb ik dezelfde ervaring.

 

Opmaaksjablonen: Snelstart heeft een eigen editor om opmaaksjablonen te maken. Je kunt er alles mee, maar ik vind het nogal behelpen. Ik ben 1 a 2 volle weken bezig geweest om alles naar wens afgedrukt te krijgen.

Een belangrijk punt wat ik mis is de mogelijkheid voor virtueel briefpapier. Op alle documenten staat het logo en adresgegevens. De aanpak in snelstart was om eerst een document te maken met alleen maar dit deel. Dat heb ik gekopieerd naar alle andere documenten. Daarna heb ik de documenten gevuld met de rest van de opmaak. Toen later bleek dat er toch nog een wijziging gemaakt moest worden aan die basisopmaak, moest ik dit voor alle documenten apart doen. Ik mis een mogelijkheid om dit deel apart te kunnen bewerken en toe te passen op alle documenten.

Sowieso is het bewerken van de opmaak tijdrovend en frustrerend. Je kunt zien dat dit als bijzaak gezien wordt.

Daarentegen: Veel andere pakketten in deze prijsklasse geven helemaal niet de optie om opmaak te wijzigen.

 

Snelstart is zelflerend. Zowel bij het inboeken van inkoopfacturen als het boeken van de bank wordt gezocht naar een patroon in op welke rekeningen en met welke omschrijvingen de gebruiker boekt. Na enige tijd geeft Snelstart dit automatisch als voorstel. Op zichzelf is dit handig bedacht, maar het werkt niet altijd prettig. De voorstellen worden gebaseerd op de ingevoerde omschrijving. In mijn geval is de omschrijving bijvoorbeeld "Elektronica onderdelen". Echter kan ik deze kopen bij bedrijven in Nederland, de EU, of buiten de EU. Elk van deze klasse boekt op een andere rekening. Deze worden niet automatisch herkend. Ik zou het zinvol vinden om per leverancier een grootboekrekening te kunnen ingeven die altijd als suggestie gegeven wordt. Zo hoeft mijn werknemer niet van elke leverancier uit het hoofd te weten waar hij gevestigd is.

Dit heb ik besproken met Snelstart. Ze geven aan dit niet te gaan doen, maar dat er hard gewerkt wordt aan de regels voor het bijleren. In de volgende versie zou dit een stuk beter moeten gaan. we zijn erg benieuwd.

[Electronixs.nl]

Ik gebruik zelf Acumulus. Werk goed en snel en is web-based. Ook deze versie is gratis te proberen zoals vele andere online software pakketten.

 

Dus ik zou zeggen probeer wat uit. Ik vind het wel een hele lastenverlichting als ik niet zelf voor de data opslag moet zorgen. Uiteraard ben je er wel zelf verantwoordelijk voor. Dus ik print overzichten nog wel regelmatig uit.

 

Waar ik mezelf wel aan hekel zijn de lage prijzen en waar je op het laatst tig modules moet aanschaffen waardoor het nog steeds duur is.

 

Er zijn natuurlijk ook nog opensource boekhoud programa's zoals GNUcash

 

[Zomaar iemand]

Vergeet niet dat Snelstart nog steeds in de Beta versie zit. Vooral bij grotere administarties, kom je regelmatig allerlei foutmeldingen tegen.

 

De prijzen die ze nu met het nieuwe abb presenteren, zou doen vermoeden dat het geen Beta is, maar helaas zijn er nog een hele hoop fouten niet opgelost.

 

Als je een abb van snelstart hebt, kun je al die foutmeldingen wel terug zien op hun website.

[ronald_j]

Ja, vergeten te vertellen. Er zijn inderdaad nog veel acties die gegarandeerd tot een foutmelding leiden. Echter is er hier omheen te werken. Bij Informer heb je daarna niet kloppende data in je database. Waarbij ze je ook niet willen helpen om het te corrigeren. Bij Snelstart gaat het programma daarna gewoon door en is de database nog gezond.

 

Ik vind ook dat er nog veel werk is aan Snelstart, maar wat er nu is is voldoende compleet en werkt prettig genoeg om er goed mee uit de voeten te kunnen.

 

Al met al ben ik behoorlijk tevreden. Het heeft me een half jaar gekost om de overstap naar een ander pakket rond te krijgen, dus nog even verder kijken is ook geen optie. Maar ik ben ook niet gefrustreerd dat ik nu "aan Snelstart vastzit". Dat lijkt me een goed teken.

[greenminds]

Als startende ondernemer heb ik ook getracht om een online administratiepakket te proberen en kwam al snel bij Acumulus uit, maar wat een hopeloos programma zeg. Ok, het doet wat het moet doen, maar daar is alles ook wel mee gezegd. Verwarrende indeling en voor eenvoudige handelingen ben ik zoveel tijd kwijt, had ik net zo goed alles in Excel kunnen doen en de rest uitbesteden aan een boekhouder. Weet niet waarom het pakket in de reviews zo goed wordt gewaardeerd, maar voor mij hoeft het niet. Ik blijf nog wel even bij Excel, want het testen van al die pakketten kost iedere keer weer zoveel tijd.

 

Als iemand dezelfde ervaringen met Acumulus heeft en desondanks een goed alternatief heeft gevonden, ik houd me graag aanbevolen.